Regelmatig komt het voor dat VvE’s onvoldoende bestuursleden kunnen vinden, of is er onduidelijkheid over de rollen en taakverdeling binnen het bestuur. Dit wordt vaak nog extra duidelijk als er eigen personeel of een beheerkantoor is ingehuurd. Wat is beleid en wat is uitvoering? Heldere afspraken zijn dan meer dan gewenst.

Het werken met een extern bestuurslid/voorzitter, onafhankelijk van de overige eigenaar/bewoners kan zaken objectiveren en discussies tot de kern terugbrengen. Uit ervaring kunnen we zeggen dat dit voor alle betrokkenen een zeer positief resultaat geeft. Een interne kandidaat kan vaak maar zeer beperkt op gewenste kwaliteiten worden geselecteerd, bij een externe kandidaat kiest u voor kwaliteit.

VvE Advies Den Kaat kan voor u:

- bestuursfunctie vervullen

- uw bestuur adviseren rond specifieke thema’s

- een beoordeling doen uw beheerorganisatie

- een beoordeling van uw Huishoudelijk Regelement

- advisering rond toekomstplannen (doelgroepen, geschiktheid gebouw,

duurzaamheidsmaatregelen etc.)

Een Algemene Leden Vergadering vormt het hoogste orgaan van uw vereniging en het is van groot belang om tot duidelijke besluiten te komen en deze goed vast te leggen. Dit alles uiteraard op basis van Statuten en Huishoudelijk Regelement. Toch zijn er soms lastige besluiten te nemen, terwijl u naast uw rol als bestuurder ook als bewoner betrokken bent. Veel bestuurders vinden het vaak ook lastig om met kritische bewoners om te gaan.

In dat soort gevallen is het zinvol een externe voorzitter de vergadering te laten leiden en intermediair tussen bestuur en leden te laten zijn. U geeft daarmee aan uw leden het signaal dat u staat voor een transparant en objectief besluit!

VvE Advies Den Kaat kan voor u:

- voorzitter zijn van uw vergadering

- voorzitter zijn van voorbereidende (commissie)vergaderingen

- advisering hoe om te gaan met het besluitvormingsproces

Veel VvE’s kunnen uitstekend de dagelijkse gang van zaken managen. Een lange termijn visie voor het complex, de doelgroep t.a.v. bewoners, aanpassing van het gebouw aan de doelgroep, modernisering, energiebesparing en verduurzaming etc. maken het echter een stuk complexer. Een integrale visie, waarin de diverse aspecten naar voren komen is dan van belang.

Veel VvE’s hebben een technische Lange Termijn Planning (vaak Meer Jaren Onderhouds Plan genoemd). Meestal zijn de gevolgen van deze technisch noodzakelijke ingrepen in financiële zin ook wel onderkend. Maar zijn er ook andere oplossingen, die meer aansluiten bij de lange termijn visie op het gebouw en het gebruik? B.v. als het entreekozijn moet worden vernieuwd, doen we dit dan op dezelfde wijze als de oorspronkelijke, of nemen we nu automatische schuifdeuren e.d. om maar een klein voorbeeld te noemen.

En hoe kan verduurzaming en energiebesparing hierin worden geïntegreerd?

VvE Advies Den Kaat kan voor u:

- laten opstellen MJOP en actualiseren bestaand MJOP

- opstellen toekomstvisie in overleg met Bestuur en bewoners

- onderzoek naar mogelijkheden van uitbreiding / renovatie

- afstemming MJOP op investeringen in energiebesparing

- onderzoek naar de wijze van financiering van de gewenste investeringen

Duurzaamheid en Energiebesparing zijn ook voor VvE’s zeer actuele onderwerpen. Deze dienen onderdeel te zijn van, of minimaal afgestemd te zijn op de Onderhoudsplanning (MJOP). Men spreekt dan wel over een Groen MJOP. Een tijdige afstemming op het technisch onderhoud beperkt de investeringen hierin aanzienlijk. Daarnaast moet optimaal gebruik worden gemaakt van de subsidie- en financieringsmogelijkheden.

Maar wat wellicht nog belangrijker is, is uw pand geschikt voor de door u gewenste maatregelen? Is het financieel een verstandige keuze? Wat zijn de verdere voordelen voor het (woon)comfort en voor de waarde ontwikkeling van uw pand? Heb ik hiervoor vergunningen nodig? Allemaal afhankelijk van uw specifieke situatie en wensen.

Van het grootste belang is een geïntegreerde aanpak, met een duidelijk einddoel voor ogen. Alleen dan kunnen de (grote) investeringen hun rendement behalen.

VvE Advies Den Kaat is inmiddels betrokken bij diverse VvE’s waar scans lopen voor vergaande verduurzaming. Dit gaat niet alleen over de juiste maatregelen en financiering, maar ook of de openbare infrastructuur beschikbaar is en hoe krijgen we de besluitvorming van deze belangrijke maar vaak ingewikkelde besluiten geregeld? Een duidelijke procesbegeleiding is dan gewenst naast een transparante en tijdige communicatie met de

Aanbesteden is iets anders als een prijs of prijzen opvragen Het gaat hierbij om techniek of diensten die worden ingekocht. Wat valt onder het uit te besteden werk? Hoe zit het met de betalingsregeling of hoe is het werk verzekerd en door wie? Is de laagste aanbieder ook wel echt de laagste? Naast de inhoud, spelen daaromheen echter ook vele juridische - en administratieve zaken die goed geregeld moeten zijn om risico’s uit te sluiten.

Realiseert u zich dat een aanbieder veel scherper kan aanbieden als hij allerlei (onterechte) risico’s kan uitsluiten? De aanvraag moet dan wel helder voor hem zijn!

VvE Advies Den Kaat kan voor u:

- omschrijvingen verzorgen van de uit te besteden werkzaamheden

- het aanvragen van offertes

- het beoordelen van offertes en geven van een gunningsadvies

- het maken voor de formele opdrachtomschrijving

Een groot deel van de jaarlijkse begroting wordt besteed aan onderhoud dan wel de reservering hiervoor. Wist u dat er sinds 2016 wetgeving bestaat die hier normen aan stelt?

Dus is het zaak dit goed in beeld te hebben, waardoor op het juiste moment en efficiënt onderhoud kan worden uitgevoerd. Zo zijn er prestatie contracten die over een langere periode kwalitatief goed onderhoud waarborgen met een minimale bemoeienis voor de VvE.

Veel basiscontracten kunnen vooraf geregeld worden, waardoor alleen in geval van bijzonderheden bijsturing nodig is.

VvE Advies Den Kaat kan voor u:

- scan van het bestaande administratief beheer

- scan van de bestaande onderhoudsplanning

- beoordeling bestaande onderhoudscontracten

- (advisering rond) het contracteren van beheer en onderhoud

- Het houden van aanbestedingen voor beheer en onderhoud